Personvernerklæring og informasjonskapsler

Innhold

Merk: Denne siden er under konstruksjon

Personvernerklæring

Denne personvernerklæringen gjør rede for hvordan Vestre Toten kommune samler inn og behandler personopplysninger. Vestre Toten kommune ved rådmannen er behandlingsansvarlig etter personopplysningsloven.

På denne siden vil du finne kommunens redegjøring for:

  • Sentrale lover
  • Nettbasert behandling av personopplysninger
  • Følgende informasjonskapsler brukes på vestre-toten.kommune.no
  • Saksbehandling og arkiv
  • E-post og telefoni
  • Elektroniske skjema
  • Opplysninger om ansatte
  • Logging i IKT-systemer
  • Innsyn og rettigheter
  • Kontaktinformasjon

Sentrale lover

Personopplysningsloven regulerer kommunens behandling av personopplysninger.

Offentleglova med forskrifter inneholder reglene for når et dokument er offentlig tilgjengelig for allmennheten, og når et dokument kan unndras offentlighet. Vestre Toten kommune praktiserer meroffentlighet, slik at kommunen så langt det er mulig etterstreber at dokumenter skal være offentlige.

Forvaltningsloven inneholder saksbehandlingsregler for hvordan saken din vil bli behandlet. Som part i saken har du særskilte rettigheter, blant annet om innsyn i sakens dokumenter.

Arkivloven med forskrifter gir regler for hvordan arkivskaper skal behandle og oppbevare saksdokumenter, samt avlevering til arkivinstitusjon.

Helseregisterloven inneholder regler om hvordan helseopplysninger som samles inn vil bli behandlet, herunder hvordan de sikres, hvem som har tilgang og om de kan utleveres til andre.

Nettbasert behandling av personopplysninger

Når du bruker nettsidene til Vestre Toten kommune legger nettleseren din igjen elektroniske spor og informasjon. Informasjonen benyttes til å bedre innholdet på nettsidene, og de kommunale tjenestene. Lagring av opplysninger, og behandling av disse opplysningene, er ikke tillatt med mindre du både har blitt informert om og har gitt ditt samtykke til behandlingen, jfr. ekomloven § 2 - 7 b (Lov om elektronisk kommunikasjon).

Informasjon om bruk av cookies er gitt i denne erklæringen og ditt samtykke gis gjennom bruk av kommunens nettside.

Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som plasseres på din enhet når du laster ned en nettside. Innholdet i informasjonskapslene utveksles mellom deg og nettsiden hver gang du ser på en side. Kapslene sørger for at nettstedet fungerer best mulig og benyttes ikke til å identifisere deg som person. Vestre Toten kommune bruker portalleverandør Sem & Stenersen Prokom AS og analyseverktøyet Google Analytics for dataene som samles inn.

Du kan administrere bruken av informasjonskapsler. På www.nettvett.no (ekstern lenke) kan du lese om hvordan du stiller inn nettleseren for å godta/avvise informasjonskapsler, og hvordan du sletter informasjonskapsler.

Blokkering kan påvirke bruken og tilgjengeligheten av nettstedet.

Følgende informasjonskapsler brukes på vestre-toten.kommune.no

PHPSESSID SessionId

  • Informasjonskapselen brukes for at publiseringsløsningen skal fungere. Utløper når nettleserøkten avsluttes.

SimpleSAMLSessionID

  • Informasjonskapselen brukes når du logger inn på Min side gjennom ID-porten. Utløper når nettleserøkten avsluttes.

PHPSESSID

  • Informasjonskapselen brukes til å holde språkpreferanser, eventuelle formularlogikker på tilbakemeldinger. Når brukeren er logget inn brukes kapselen til å holde brukeren innlogget. Utløper når nettleserøkten avsluttes.

Statistikk og besøkende
Vestre Toten kommune samler inn avidentifiserte opplysninger om besøkende på nettsidene. Formålet med dette er å utarbeide statistikk som vi bruker for å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet. Eksempler på hva slik statistikk gir svar på, er hvor mange som besøkte ulike sider, hvor lenge besøket varte, hvilke nettsteder brukerne kom fra og hvilke nettlesere som ble benyttet.

Vestre Toten kommune benytter analyseverktøyet Google Analytics med tilhørende informasjonskapsler (_utma, _utbc etc.) Kommunen har også installert funksjonen anonymizeIP. Dette er en funksjon som anonymiserer IP-adressen og gjør at en enkeltbruker ikke kan identifiseres.

Vestre Toten kommune lagrer informasjon om søkeord som brukere skriver inn i søkeboksen. Formålet med lagringen er å gjøre informasjonstilbudet vårt bedre.

Saksbehandling og arkiv

Vestre Toten kommune bruker eSsak som sak- og arkivsystem for elektronisk journalføring og elektronisk lagring av dokumenter. eSak leveres av Evry og følger den offentlige standarden NOARK5. Registrering, lagring og oppbevaring skjer i henhold til arkivlovgivningens regler. I tillegg benyttes flere fagsystemer innenfor de enkelte virksomheter, hvor også noen av disse følger NOARK.

Vestre Toten kommune behandler personopplysninger for å oppfylle kommunens lovpålagte oppgaver etter bl.a . kommuneloven, arbeidsmiljøloven, forvaltningsloven, offentleglova, barnevernloven, opplæringsloven, barnehageloven, sosialtjenesteloven, helse - og omsorgstjenesteloven, helsepersonelloven, helseregisterlov, folketrygdloven, nav-loven og regnskapsloven, personopplysningsloven og e-komloven.

Det registreres ulike personopplysninger i sak - og arkivsystemet og fagsystemer. Dette er opplysninger som navn, adresse, telefonnummer og annen relevant informasjon som fremgår av henvendelsen. Fødselsnummer registreres på noen type saker for å kunne gi sikker identifikasjon på rettighetsdokumentasjon, samt gjøre det mulig med elektronisk utsendelse av dokumenter (ekspedering). I forbindelse med helsetjenester registreres det helseopplysninger.

Saksdokumenter kan i tillegg inneholde både taushetsbelagte og sensitive personopplysninger. Som en del av den pålagte saksbehandlingen innhenter Vestre Toten kommune i noen tilfeller opplysninger fra andre institusjoner på eget initiativ etter lovhjemmel (forvaltningsloven § 17).

Ved krav om innsyn utleveres personopplysninger i henhold til offentleglova og forvaltningsloven. Det er etablert sikkerhetstiltak og rutiner for systemer som inneholder personopplysninger, og særlige tiltak i forbindelse med sensitive personopplysninger. 

Vestre Toten kommune skal ikke sende personopplysninger og annen sensitiv informasjon via vanlig e-post. Alminnelig e-post er en ukryptert posttjeneste der informasjon potensielt kan innhentes av uvedkommende.

Vestre Toten kommune gjør sine offentlige journaler tilgjengelig for allmennheten på hjemmesiden. En journal er systematisk og fortløpende registrering av inngående og utgående dokumenter som registreres i sak - og arkivsystemet. I offentlighetsforskriften § 7, jf . § 6 fjerde ledd, er det spesifisert en del opplysninger som ikke skal fremgå av offentlig journal. Etter tre måneder blir journaler på hjemmesiden deaktivert. Offentlig journal er heller ikke søkbar gjennom eksterne søkemotorer. Det er kun opplysninger som blir journalført i sak - og arkivsystemet som er tilgjengelig i offentlig journal, og ikke journalføringer i andre fagsystemer.

E-post og telefoni

Vestre Toten kommune benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet for å oppfylle kommunens lovpålagte oppgaver. Eventuelle personopplysninger som fremkommer over telefon eller på e-post vil kunne journalføres. Disse opplysningene behandles i så fall som beskrevet over («saksbehandling og arkiv»).

Epost
Ved fratreden slettes e-postkontoen til de ansatte, men enkelte relevante /ubehandlede e-poster vil normalt bli overført til kollegaer. Det sendes ikke sensitive personopplysninger med e-post.

Mottatte e-post som inneholdersensitive personopplysninger skal ikke distribueres videre, men tas ut av e-postsystemet og journalføres på vanlig måte. Vi gjør oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor ikke til å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger til kommunen via e-post.

Telefoni
Enkelte ansatte har en oversikt over de siste anropene på sine telefoner. Vi har ikke videre logging av innkommende samtaler.

Elektroniske skjema

Personvern og sikkerhet ved elektroniske skjemaer
Den som åpner kommunens elektroniske skjemaer, vil se at nettadressen begynner med https, der s’en skiller seg fra vanlige nettadresser, og viser at skjemaet sendes inn kryptert, altså med beskyttelse av innholdet.

Alle elektroniske skjema (bortsett fra barnehagesøknad) er fra tjenesten Kommune24:7, levert av Sem & Stenersen Prokom AS.

Det er mulig å ta i bruk skjemaene uten å logge seg på eller registrere seg som bruker (alternativet “Direkte til skjema”). Brukere som registrerer seg får imidlertid mulighet for å lagre utkast av søknaden og få oversikt over tidligere innsendte søknader.

Skjemaet for barnehagesøknader leveres av IST (International Software Trading AS).

Opplysninger om ansatte

Vestre Toten kommune behandler personopplysninger om sine ansatte for å administrere lønn og personalansvar i henhold til personopplysningslove n § 8, første ledd og § 8 a), b) eller f) samt § 9 a), b) og f). Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, for eksempel grunndata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune, fagforeningstilhørighet og refusjoner.

Opplysningene hentes fra de ansatte selv. Opplysningene utleveres bare i forbindelse med lønnsutbetalinger og andre lovpliktige utleveringer. Sletterutiner for personalopplysninger følger regnskapsloven og arkivloven.

Kommunen registrerer opplysninger i tilknytning til nøkkeladministrasjon av innpasseringer, samt opplysninger om tilganger til IKT-systemene. Personalmapper oppbevares i sak - og arkivsystemet. Personalmappene inneholder arkivverdig materiale som journalføres og lagres etter gjeldende regler. Mapper blir ryddet ved utløp av arbeidsforholdet.

Vestre Toten kommune bruker rekrutteringssystemet FYLL INN. Personopplysninger legges inn av søkeren. Opplysningene utleveres ikke til andre. Kandidater i rekrutteringsprosjekter slettes etter 24 måneder med varsel 4 uker før sletting. Interesserte kan abonnere på JobAgent for å få tilsendt e-post når en passende stilling blir ledig. Epostadressen blir lagret. Abonnenten kan avslutte abonnementet selv og epost-adressen blir da slettet.

Logging i IKT-systemer

Vestre Toten kommune har alminnelige hendelseslogger i sine IKT-systemer - Windows eventlogg. Det logges bare av og pålogging, og eventuelt antall feil passord. I fagsystem ene er det ytterligere logging som styres av systemeier/leverandør.

Innsyn og rettigheter

Alle som spør har rett på grunnleggende informasjon om behandling av personopplysninger i en virksomhet etter personopplysningslovens § 18, 1. ledd. Vestre Toten kommune har gitt denne informasjonen i denne erklæringen, og vil henvise til den ved eventuelle forespørsler.

De som er registrert i et av Vestre Toten kommunes IKT-systemer har rett til innsyn i egne opplysninger. Vedkommende har også rett til å be om at uriktige, ufullstendige eller opplysninger Vestre Toten kommune ikke har adgang til å behandle blir rettet, slettet eller supplert.

Krav fra den registrerte skal besvares kostnadsfritt og senest innen 30 dager.

Kontaktinformasjon

  • Besøksadresse: Rådhuset, Kirkevegen 8, 2830 Raufoss
  • Postadresse: Vestre Toten kommune, Postboks 84, 2831 Raufoss
  • Telefon: 61 15 33 00
  • E-post: post@vestre-toten.kommune.no

Publisert: 23.01.2018 10:16
Sist endret: 23.01.2018 10:16