Målrettet arbeid med kulturutvikling får fart på forbedringsarbeidet

Målrettet arbeid med kulturutvikling får fart på forbedringsarbeidet

Når vi får bedriftsbesøk fra andre kommuner eller fra private bedrifter får vi ofte kommentarer på måten vi trekker kultur inn i Lean-arbeidet på. Sist var det et kull på Lean ledelse-utdanningen til C2U Academy nå i februar. Her er noen av tilbake­meldingene: «Å arbeide med en praktisk oppgave der man kan sette ord på ting ved hjelp av bilder er virkelig bra». «Kulturanalysen er kanon for å få til god utvikling». «Jeg er så enig i at det er viktig å forstå nåsituasjonen».

Å bearbeide organisasjonskulturen er veldig nyttig samtidig som forbedringsarbeid settes i system i enhetene våre, sier Kari Bjørnerud, mangeårig ansvarlig for Lean-arbeidet i kommunen. Det gir et helt nødvendig bidrag til involveringen og til enhetenes evne til å holde fast gevinstene som oppnås. Figuren under viser det vi ofte opplever; enten tilbakefall etter vellykkede forbedrings­prosesser eller, hvis kulturen bearbeides samtidig, videreutvikling av gode resultater.

Illustrasjon: Prosess- og systemforbedringer

Gjestene våre fra næringsliv og offentlige virksomheter sier det samme og blir interesserte i hvordan vi setter fokus. Vi samarbeidet i 2015 med Bærum kommune og lærte en metodisk tilnærming som vi siden har brukt i mer enn 20 enheter i vår kommune.

Hos oss er kultur knyttet til selve arbeidet; hvordan vi som fellesskap klarer å arbeide sammen omkring oppgavene som vi skal løse for innbyggerne, om det er barnehagebarn, skole­elever, søkere på kommunale tjenester eller brukere av våre omsorgtjenester. Vi mener at en Lean kultur kjennetegnes av kundefokus, prestasjonsglød og åpenhet i miljøet for å utforske forbedrings­muligheter. Hvordan skal vi få til en kultur som dyrker dette, det vi kaller kulturelle dyder? Like viktig er å avdekke adferd i arbeidsmiljøet som gir sløsing. Det kan være hvis fellesskapet preges av egoisme, baksnakking og negativitet.

Etter mange tilbakemeldinger de siste årene bestemte vi oss for å gi nærmere innblikk i kultur­arbeidet vårt her på hjemmesida og vil gjøre det ut fra en nylig enhet, Veltmanåa barnehage.

Veltmanåa barnehage

Barnehagen inngår i kommunens barnehagetilbud og har vært Lean-enhet siden 2018, uten at de har gjennomgått opplegget for kulturanalyse før i nå 2022. Vi så at koronapandemien førte til utfordringer i samarbeidet, særlig mellom avdelingene våre, sa driftsenhetsleder Mona Bråthen. Vi trengte å se på dette alle sammen hos oss for å bli mer samkjørte, slik at vi ansatte kunne gjøre en bedre jobb for ungene. Vi hadde også noen andre forbedringsområder i kulturen, sånn som jeg tror at de fleste andre arbeidsplasser har.

Etter en innledning om hva som kjennetegner en Lean-kultur beskrev hver deltager sin opplevelse av hverdagen ved hjelp av bilder. Et stort utvalg av bilder var lagt fram, og de valgte mellom tre og fem bilder som best illustrerte hvordan de har det på jobb. De beskrev så med ord mer hva hvert bilde fortalte. Etter denne individuelle oppgaven gikk de sammen i grupper som så lyttet til hverandre og sammen kom fram til fem av bildene som sammenfattet hele gruppa nåsituasjon av kulturen. Til sist møttes alle i plenum og tok for seg alle gruppenes bildebeskrivelser av kulturen, og igjen samlet man seg gjennom diskusjon om fem bilder og tekstforklaringer som dekket hele enhetens kultur.

 «Vi fikk god hjelp fra Utviklingsenheten til gjennomføring og veiledning i denne fasen», sa Mona Bråthen. Kari Bjørnerud føyer til at det meste som kom fram var positive tilbakemeldinger på hvordan en har det sammen. Men vi ser ofte i slike gruppearbeider at mange av medarbeiderne får aha-opplevelser om utfordringer som andre har i arbeidsdagen. «Sånn vil vi ikke at noen skal ha det hos oss», er en vanlig erkjennelse som blir med videre i kulturarbeidet.

Denne beskrivelsen med bilder og tekster settes opp på en A3-side. Vi kaller den kulturbildet av nåsituasjonen.

Nå hadde barnehagen et godt utgangspunkt for å jobbe fram en kulturell målsetning, det vi kaller et kulturelt målbilde. Prosessen er helt lik, men med et framtidig perspektiv; hvordan vil vi at kulturen vår skal være for at vi skal kunne drive et godt samarbeid for dem vi er her for og for å kunne drive forbedringsarbeid med glød og trivsel? Ansatte finner tre til fem bilder fra en stor bank av foto og figurer, beskriver så med ord hva de mener med bildevalget sitt, hvordan de ser for seg en helt ideell kultur. Igjen er det gruppearbeid og plenumsdiskusjon, igjen ender man opp med om lag fem bilder med gode tekstbeskrivelser av hva som skal prege framtidas kultur.

Kulturelt målbilde

Også disse fem bildene og tekstforklaringer tilpasses til en A3-side, til et kulturelt målbilde. Til sammen blir kulturbildet av nåsituasjonen og det kulturelle målbildet en gapanalyse for enheten, et grunnlag for konkrete kulturtiltak. Et kulturteam med 3-5 deltagere opprettes blant ansatte, og de foreslår aktiviteter for hvordan en kommer fra utfordringene i nåsituasjonsbildet til ønskemålene i målbildet. Beslutninger fra kulturteamets forslag tas på enhetens tavlemøter og følges opp videre der.

Å ta utgangspunkt i den enkeltes opplevelse av nåsituasjonen er forløsende for å skape eierskap til hele enhetens utvikling av kulturen, sier Kari. Vi benytter også en annen tilnærming i kulturarbeidet vårt for å skape bevissthet omkring adferd som gir dårlige forutsetninger for en god kultur. Vi setter ord på kulturtemaer i en plenumsdebatt. Spørsmålene drøftes ut fra hvorvidt det forekommer i arbeidsmiljøet og i så fall, hvor alvorlig det er for utviklingen av enheten.

Bildet viser hvordan enhetene arbeider med spørsmål. Dersom de kommer fram til at det kan være adferd som er alvorlig, kommer det også fram eksempler som er nyttige i forbedringsarbeidet videre. Kulturteamet får på samme måte i oppgave å foreslå tiltak for å redusere ugunstige kulturtemaer og forsterke de positive sidene ved kulturen.

Kulturanalyse har bidratt mye til at ansatte forstår den kulturen de er en del av og kan nå bidra til en positiv utvikling, sier Mona Bråthen.

- Da vi startet med Lean for over ti år siden, trodde jeg at kulturendring ville komme gjennom at vi begynte å jobbe på en annen måte. Mange steder har vi sett at det har kommet på bremseklosser på forbedringsarbeidet, og det har vært kulturelle barrierer som vi ikke har forstått hva er. Gjennom kulturprogrammet finner ansatte sine kulturelle barrierer, blir enige om hva de er for noe og gjennom det kan de jobbe målrettet for å utvikle kulturen i positiv retning, avslutter Kari Bjørnerud.

Hele barnehagetjenesten ønsker nå kulturanalyse på bakgrunn av de gode erfaringene.

Bildegalleri