Vestre Toten kommune: Lean og utviklingsarbeid i pandemi og smittevern

Lean og utviklingsarbeid i pandemi og smittevern

Koronapandemien har gitt Lean-arbeidet i kommunen nye utfordringer. Likevel har ledere og ansatte kommet mye lengre med utvikling av bedre og mer effektive tjenester for innbyggerne de siste to årene. Omfattende smitteverntiltak i tjenestene førte til nye behov, noen ganger oppsto ganske overraskende utfordringer.

Da samarbeidende enheter i barnehager og eldreomsorg måtte holde seg hver for seg, ble det raskt mer utydelig kommunikasjon mellom enhetene, misforståelser oppsto, og den sedvanlige hverdagslæringen mellom kollegene på enhetene uteble. Det førte forbausende raskt til «oss-og-dem»-tenkning mellom de nære avdelingene og små arbeidsmiljøutfordringer. Dyktige ledere tok raskt tak. Nytt fokus på vårt gode program for kulturanalyse førte raskt til at man forsto hverandre bedre og fant nødvendige samarbeidsformer. Bildet nedenfor viser hvordan ansatte sammen beskriver kulturen i en kulturdebatt.

Vestre Toten har vært en Lean-kommune i mer enn ti år. Det har blitt gradvis tydeligere at vår opplæring har gitt ledere for lite og for sen forståelse av Lean og deres rolle og oppgaver. Noen ledere opplevde oppstart med Lean som ganske overveldende. De skulle ta imot de ansattes nye og store engasjement for forbedring, lede tavlemøter, og det var ganske mye å følge opp med hensyn til dokumentasjon. De følte at de manglet forkunnskap til at de selvstendig kunne overta. Dette ble det mulighet til å gjøre noe med i 2020 og 2021 for Utviklingsenheten. Tidligere og bedre lederopplæring, også i grupper av ledere, har vist seg svært positivt. Enheter kommer nå mye raskere opp på et godt nivå i å drive forbedrings­arbeid i egen regi, med mer fornøyde ledere.

Et annet område som har blitt vitalisert i Lean-arbeidet er innovasjon i tjenestene. Mens vi tidligere la mest vekt på kontinuerlig forbedring av tjenester til innbyggerne og av interne arbeidsprosesser, så ser enhetene parallelt på helt nye måter å løse oppgavene på. Her er i de tilfellene der det er naturlig også innbyggerne med og gir innspill i utviklingen. Innovasjonsmetoder er nye tilskudd til opplæringen vår.

Vi har de siste årene lagt mer vekt på å forløse ressurser gjennom overordnede mål og den aktuelle tjenesten sine mål blir gjort tydelige og relevante for de enkelte arbeidsplassene i kommunen. Hvilke faglige føringer gjelder for min tjeneste? Hva skal vi oppnå for våre tjenestemottakere? Hvilke nødvendige forutsetninger og rammer må vi ha fokus på? Hvilke utviklingsretninger skal min enhet arbeide med? Hvor søker vi spesielt etter forbedringsforslag i det daglige? Ansatte på alle nivåer er med på å fortolke og utforme mål for sitt ansvarsområde ut fra sine overordnede mål, målene brukes på alle forbedringstavler og i ukentlige tavlemøter. Siden dette er gjennomgående i organisasjonen, blir også måloppnåelse på kommunens øverste nivå ivaretatt på en bedre måte.

Hele kommune-Norge arbeider med å spare ressurser for å mobilisere på nye områder. Det foregår et rivende endringsarbeid, også i vår kommune. Stadig flere tjenester kan forbedres og forenkles uten at det skal koste mer. Utviklingsenheten er forsterket med en ressurs i digitalisering, i å bidra til gode praktiske løsninger for innbyggere og ansatte når tjenester og informasjon blir mer tilgjengelig på nettet. Lean-opplæring for nye og også for erfarne enheter er forsterket med verktøy for å innarbeide digitale løsninger. Spesielt viktig i vår kommune er gevinstrealisering av de oppnådde forbedringene ved en digital forenkling. Det betyr at vi må finne ut hvor mye tid og ressurser som er nødvendig på en oppgave både før og etter en digitalisering av en prosess. Kartleggingen gjøres med de ansatte, så grundig at vi finner det antall timer eller antall kroner som spares ved omleggingen. Denne gevinsten, verdifull tid som blir frigjort, investeres så direkte i nye oppgaver. «Hva har vi tenkt å bruke denne gevinsten til?», er spørsmålet som stilles. Prioritering gjøres av ledere og ansatte i fellesskap. Gevinstrealisering har vært en sentral del av vår modell siden starten i 2011, og det er vi glade for nå. Når en arbeider med digitalisering, kan en lett havne i en situasjon hvor det investeres i systemer eller i arbeidsprosesser uten at fordelen samtidig fører til ny verdiskapning for kommunen.

Snart to år med pandemi er gjennomlevd. Det har gått forbausende bra med kommunens kontinuerlige forbedringsarbeid takket være engasjerte ledere og ansatte. De første månedene ble forståelig nok preget av merarbeid med stadig mer smittevern og tilpasninger i tjenesten i mange enheter. Noen klarte å opprettholde tavlemøter gjennom kreative møteløsninger, mens andre måtte sette på pause-knappen i sitt løpende Lean-arbeid. Vi opplevde så en markant dreining for et år siden, ved inngangen til 2021. Blant våre mer enn femti enheter som arbeider med Lean ble det en oppvåkning, en ny giv. «Vi må i gang igjen for fullt», var tonen hos mange. Enheter som fikk sitt introduksjonsprogram med Lean utsatt på grunn av Covid-19 ble opptatt av å komme i gang. Enheter som hadde hatt mer enn nok med drift i 2020 og hadde hatt «Pause-knappen inne», ville i gang igjen samtidig. Spørsmål ble reist; Hvordan kan vi drive Lean og kontinuerlig forbedring i pandemien? Mange kreative og gode løsninger ble funnet. Tavlemøter ble gjennomført på egne digitale tavler. Halvdigitale tavlemøter ble gjennomført på en vellykket måte, der noen var samlet mens andre deltok på skjerm for å overholde et godt smittevern. Betydningen av tavlemøtene ble også tydeligere for mange med god informasjonsdeling og rask behandling av løsningsforslag når koronarelaterte endringer kom med korte frister.

Pandemien har faktisk gitt oss noe positivt. Våre ledere har blitt dyktigere til raske og trygge omstillinger gjennom å bruke Lean. I Utviklingsenheten har vi funnet nye måter å følge opp og formidle, blant annet gjennom webinarer og workshop’er på Teams.

Så «aldri så gæli at det itte er godt for noe», som vi sier på Toten.