Retningslinjer for bruk av sosiale medier i Vestre Toten kommune
Formål
Det er fire formål med kommunens interaksjon med sosiale medier
- Dialog med innbyggerne
- Nyhets- og informasjonsformidling
- Ivareta og bygge Vestre Toten kommunes omdømme
- Informasjonsspredning ved beredskap/krisehåndtering
Formålet med kommunens deltakelse på Facebook
- Fortelle de gode historiene om det som skjer i Vestre Toten kommune
- Fortelle om de arrangementene og tiltakene Vestre Toten kommune tilbyr
- Hjelpe innbyggerne til å bruke tjenestene via hjemmesiden vestre-toten.kommune.no, inkludert selvbetjeningsløsninger
Formålet med kommunens deltakelse på Instagram
- Dele kommunens sjel og sjarm
- Følge med i alle flotte bilder som blir tatt i Vestre Toten kommune
- At innbyggerne kan møte medarbeiderne i kommunen
- Dele bilder ved å bruke emneknaggene #vestretotenkommune #MittStedVTK og #mittvestretoten
Formålet med kommunens deltakelse på Youtube
- Audiovisuelle filmpresentasjoner fra kommunen som kan strømmes ut mot innbyggerene og resten av verden. Denne kanalen fungerer også som arkivplass for presentable videoer og stillbilder i filmformat.
Publiseringsregler
Hvor mye som skal publiseres, avhenger av hvilken konto det er. Det er viktig at kontoen publiserer tilstrekkelig for å være aktiv og relevant. Samtidig er det en balansegang i kvantumet som publiseres ut. Dersom kontoen fylles med for mange innlegg, risikerer man at kontoen sine følgere ikke får med seg det aktuelle innholdet, eller oppfatter aktiviteten som spam, uinteressant eller en annen måte enn tiltenkt.
Informasjon skal være tilgjengelig for alle – med den kommunale hjemmesiden som base.
Sosiale medier (i denne sammenheng Facebook og Instagram m.fl.) er innloggingsbaserte kommunikasjonskanaler - og dermed med en begrenset tilgjengelighet. En tommelfingerregel er at åpenbar publikumsrelevant informasjon (aktuelle nyheter, formidling av nye/endrede tilbud/tjenester, store kulturelle aktiviteter og sesongprogram, helseinformasjon m.m) skal ha sitt utspring på kommunens nettside - en informasjonskanal som er åpen for alle.
Informasjon skal være åpen og tilgjengelig for alle, og ikke være låst til en side eller underside på sosiale medier.
Antall nyhetssaker og utlegg
På hovedkontoen Facebook skal det som hovedregel ikke legges ut mer enn 10 nyhetssaker per uke (to pr. virkedag), inklusive film- og bildenyheter. På de øvrige kontoene publiseres det ved behov.
Ved publisering på kommunens offisielle kontoer skal kommunen ...
- svare på spørsmål og kommentarer. Svare generelt hvis vi ikke kan svare der og da, med beskjed om å sjekke opp påfølgende arbeidsdag.
- huske å vise takknemlighet for skryt og gode tilbakemeldinger.
- svare også på nøytrale kommentarer som er henvendt til kommunen dersom det føles naturlig.
- melde inn negative kommentarer/klage til aktuelt tjenesteområde hvis dette vurderes som relevant og produktivt.
- alltid rette opp faktafeil.
- ikke bruke ironi og sarkasme.
Opprettelse av ny side, gruppe eller konto
Kommunen ønsker å fremstå med en stemme og en helhetlig profil utad og ønsker derfor som utgangspunkt at det kun er én facebook-side. De virksomheter som har behov for direkte kommunikasjon med sine brukere anbefales å opprette en gruppe under kommunens side. (for eksempel skole og barnehage). Det kan valgfritt velges om grupper er åpne eller lukket.
Dersom det allikevel ses som nødvendig å opprette en egen side for en virksomhet, skal dette avklares med Facebookredaksjon i samråd med redaksjonens ansvarlige leder før den aktuelle side opprettes. Det er også visse krav som bør oppfylles før eventuell side kan opprettes.
Eksempler på krav til side kan være:
- Å utpeke en hovedadministrator/hovedansvarlig for den nye gruppen/siden.
- Å ha en plan/strategi for den nye gruppen/siden.
- At innlegg som strider mot lov og retningslinjer dokumenteres, tas bort og blir arkivert.
Materialet som deles i gruppen/på siden kan ha større allmenn interesse. Vurder om materialet bør videresendes til kommunens Facebookredaksjon hvis dette skulle være av interesse/nytte for flere innbyggere.
Bevissthet og forståelse for ansvaret knyttet til opprettelse og drift av en kommunikasjons- og informasjonskanal
Strategisk bruk av sosiale medier krever kunnskap om mediene og innsikt i egen virksomhet. Har administrator(er) bevissthet og kunnskap om krav til personvern, journalføring, arkivering og bruksrett for bilder & illustrasjoner?
Enhver offentlig kanal på vegne av Vestre Toten kommune er i prinsippet underlagt kommunedirektørens redaksjonsansvar, og kommentarer og merknader fra administrator(er) som sådan er kommunedirektørens.
Vurder følgende faktorer
Enheter/avdelinger som vurderer å benytte sosiale medier som kommunikasjons- og informasjonskanal må vurdere utfordringene og mulighetene som ligger i bruken av sosiale medier.
- Hva er formålet med å benytte sosiale medier?
- Hvem skal administrere og overvåke?
- Hvem er målgruppen, og hva er budskapet?
- Har administrator(er) nok kunnskap om:
- Personvern?
- Krav til journalføring og arkivering?
- Informasjonssikkerhet?
- Bildebruk, godkjennelse for bruk og kreditering?
- Kan den nyetablerte gruppen/siden ende opp som et duplikat eller et konkurrerende alternativ til hovedsiden?
Mer om ansvar finner man et annet sted på denne siden.
For mer om personvern, se også: Personvernerklæring og informasjonskapsler, Vestre Toten kommune
Ansvar
Vestre Toten kommune har redaktøransvar på Vestre Toten kommune sine sider og kontoer. Sosiale medier ivaretas av egne redaksjoner og oppnevnte administratorer på undersider.
Bare oppnevnte administratorer publiserer, svarer og kommenterer. Alle øvrige innlegg betraktes som private ytringer.
Kommunens Facebookside
- Driftes av en facebookredaksjon med oppnevnte administratorer og en redaksjonell leder. Den redaksjonelle lederen for Facebook, Vestre Toten kommune er assisterende kommunedirektør Odd Arnvid Bollingmo. Koordinator for hjemmeside og sosiale medier er nettredaktør Jørn Melnes.
Instagram og Youtube
- Utlegg, bilder og filmer videreadministreres, godkjennes og publiseres av nettredaksjonen i Vestre Toten kommune.
Kommunens hjemmeside
- Ansvarlig redaktør: Kommunedirektør Bjørn Fauchald
- Nettredaktør og koordinator for sosiale medier: Jørn Melnes
Administrator sitt ansvar
Den eller de som har ansvar for kontoen skal passe på:
- at den blir håndtert daglig (unntatt er helger, som følge av begrensning i åpningstid for kommunal virksomhet)
- å se til at dokumentasjon og arkivering gjennomføres
- at kontoer blir avsluttet om de er startet for en tidsbestemt periode eller er inaktive
- at innlegg som strider mot lov og retningslinjer dokumenteres, tas bort og blir arkivert
Bruk av bilder/videoer
Alle bilder som brukes skal være godkjent for bruk. Korrekt kreditering av fotograf m/ opphavsrett til bildet vil bli opplyst der det er nødvendig, og det samme gjelder logo & illustrasjoner utført av designer/illustratør.
Ved bruk av kommunens egne bilder/filmer vil tituleringen Vestre Toten kommune benyttes, det vil si der kommunen har innhentet full bruksrett og/eller at bildet/filmen er tatt av en tilsatt i kommunen som har gitt godkjennelse for bruk av elementet.
Krise/beredskap
Ved krisesituasjoner skal kommunikasjonen gå via kommunens kriseledelse.
Markering av særskilte dager (offisielle flaggdager)
Kommunen baserer sitt markeringsvirke på regjeringens oversikt over offisielle flaggdager i Norge, og utfører gratulasjoner basert på denne oversikten. I Vestre Toten kommune har markering av Grunnlovsdagen (17. mai) og Samefolkets dag (6. februar) vært å regne som tradisjonelle innslag.
Saksbehandling
Vestre Toten kommune fører ikke saksbehandling på sosiale medier, blant annet på grunn av taushetsplikten.
Åpningstid
Som hovedregel skal «åpningstiden» i sosiale mediet følge vanlig åpningstid i Vestre Toten kommune. Dette gjelder også i ferier og i høytider.
Sletting
Å slette kommentarer bør bare gjøres i ekstraordinære tilfeller, dersom de inneholder personangrep, navngir tredjepersoner eller er i strid med norsk lov. Administratorene er ansvarlig for å slette og følge opp slike innlegg. Innlegg som slettes skal arkiveres.
Arkivering
Det er innholdet i informasjonen som er sendt, mottatt, delt eller formidlet som er avgjørende for om innholdet er arkivverdig. Det vil si at kommunikasjon i sosiale medier også kan være arkivverdig. Innlegg som er ment for saksbehandling eller har dokumentasjonsverdi, må arkiveres. Dette gjelder dokument som har kulturelt eller forskningsmessig verdi, eller som inneholder rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon.
Ansatte sin private bruk av sosiale medier
Vestre Toten kommune ser positivt på at ansatte er samfunnsengasjert og aktiv, også i sosiale medier. Det kan likevel være en utfordring å skille mellom rollene som VTK-ansatt og privatperson, fordi andre kan identifisere deg med den jobben du har. Denne koblingen blir tettere jo mer profilert du er.
Her følger noen gode råd og huskeregler
- Tenk igjennom om det du skriver kan få utilsiktede konsekvenser for deg selv eller kommunen.
- Opprett aldri sider eller grupper i sosiale medier på vegne av Vestre Toten kommune, med eller uten kommunens sin logo, uten at dette er avklart i administrasjonen.
- Før du melder deg inn i grupper eller «liker» sider i sosiale medier, er det klokt å vurdere om det kan komme i konflikt med din rolle som kommuneansatt.
- Husk taushetsplikten! Vi saksbehandler ikke i sosiale medier.
- Alt som skrives i lukkede grupper må tåle offentlighetens lys. Lukkede grupper på over 20-30 personer er juridisk sett offentlige grupper. Det vil si at du blir strafferettslig ansvarlig for dine ytringer, på samme måte som om du hadde ropt dem f.eks fra et torg.
- Du kommer langt ved å bruke sunn fornuft.